大きい病気で治療が長くなるような場合、治療に関する書類をたくさんもらうことになり、管理するのが大変になります。
そこで、それらの書類をスキャンなどによって電子化すると便利です。
電子化のメリット
場所を取らない
電子化することで保管場所を大きく節約することができます。重要な書類は捨てるわけにはいきませんが、資料などの書類については、スキャンしたらドシドシ処分できます。私は片面印刷のものは裏紙に使っています。たくさんたまりますよ。
整理しやすい
移動やフォルダを作るのが簡単なので、自分好みに整理しやすいです。探しやすい
フォルダをたどったり、ファイル名で検索をかけたりすることで、たくさんの書類の中からでも目的の書類をすぐに見つけることができます。
ただし、整理を怠るとどれがどれだか分からなくなり、ファイルを開いては閉じてを繰り返す羽目になります。まあ、これは紙でも同じことですが。
というわけで、ルールを作って整理すれば幸せになれます。せめて自分が分かるファイル名を付けましょう。
オンラインストレージでどこからでもアクセス
オンラインストレージとは、簡単に言ってしまえば、インターネット上のファイル保管スペースです。インターネット経由でどこからでもデータの読み書きできます。このオンラインストレージに電子化したファイルを入れておけば、スマホなどでどこからでも書類を確認することができます。
オンラインストレージサービスはたくさんあるのですが、おすすめはGoogleドライブとOneDriveです。この2つはそれぞれGoogleとMicrosoftのサービスなので、安定感と安心感が高いです。容量の上限がありますが、無料分でも十分足ります。
電子化の方法
スキャン
書類の電子化の王道です。
おすすめはドキュメントスキャナです。ドキュメントスキャナは、複数枚の紙を一度にスキャンすることができるので時間と手間を節約できます。
PCにつないでPC内にデータを保存するというのが一般的ですが、PCなしで直接スマートフォンやタブレットにデータを取り込めるものもあります。
また、スキャンファイルの保存形式をPDFにすれば、OCR処理をかけて書類内の文字も検索することができます。OCR処理とは、画像から文字を識別してPDFに文字データを埋め込む処理のことです。
カメラで撮る
これはデジカメやスマートフォンで撮影する方法です。
スキャナと比べると、まっすぐ正面から撮れなかったり、光や影が入り込んだりして、きれいに撮るのが難しいです。
そういうのはあまり気にしないという人には、カメラさえあればできるので手軽な手段です。
スマホアプリの中には、撮影した写真を文字が読みやすいように補正してくれるものもあります。
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検査結果をデータ化
こちらは少し番外的ですが、検査結果をエクセルなどに数値入力してデータ化するという方法です。
手作業になるのでちょっと面倒ですが、データ化することで増減を調べたり、グラフにしてみたりということができます。このブログで公開している血液検査結果のグラフはまさにそれです。
私の運用方法
私の場合、入院中は普通に紙で保管して、退院後にドキュメントスキャナでまとめて電子化しました。以降は書類をもらったら、その日のうちにスキャンするようにしています。書類が多い場合には、とりあえずスキャンだけはしておいて、名前付けや整理はまとまった時間を使ってやることもあります。
ファイルはオンラインストレージ用のフォルダに入れているので、スマホとネット環境さえあれば、どこからでも書類にアクセスできます。
よくやるパターンとして、通院時に血液検査結果をもらった後に気になる項目があった場合、過去の検査結果ファイルにアクセスして、以前はどうだったのかを確認したりします。過去の検査結果書類をすべて持ち歩くわけにはいかないので便利です。
まとめ
電子化は初めは面倒に思うかもしれませんが、書類の量が増えれば増えるほど、書類が古くなればなるほど役に立つ場面が増えてきます。大量の書類に振り回されないために電子化はおすすめです。
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